HR´s viktiga roll vid förändringsarbete

Motståndets psykologi
Människans motstånd mot förändring är djupt rotat i vår psykologi. Vi föredrar det som är bekant, vi gillar det som är tryggt. Så när vi står inför en organisationsförändring, vare sig det handlar om en ny teknologi eller en förändrad affärsstrategi, aktiveras vår inre vaksamhet. Är den här förändringen verkligen nödvändigt? Många kan till och med bli stressade och oroliga. Man tycker det är jobbigt.

Mildra motståndet
Nyckeln till att mildra motståndet är genomtänkt kommunikation. Varför görs förändringen? På vilket sätt blir det bättre efteråt? Inte bara för organisationen som helhet utan även för den enskilda medarbetaren. Genom att ge tydlig och transparent information kan man hjälpa medarbetarna att förstå förändringens sammanhang, och fördelarna, och på det viset minska känslan av osäkerhet. Man gör, så att säga, det osäkra säkert genom att prata om det.

Inkludera så många som möjligt!
Att bjuda in människor att vara med i processen och påverka resultatet är ett annat sätt att minska osäkerheten och motståndet. Det kan handla om allt från att delta i planeringsmöten till att ge feedback på förslag. Det i sin tur hjälper till att identifiera potentiella problem tidigt, vilket kan vara värdefullt för föränringsprocessen.

Utbildning och workshops
För att förändringen ska bli mindre jobbig kan organisationen också erbjuda utbildning, träning och workshops som handlar om de planerade förändringarna.

Ledarskapets roll
Slutligen spelar ledarskapet en avgörande roll i hur förändring hanteras inom en organisation. Ledare som är empatiska, stöttande och närvarande under hela förändringsprocessen minskar eventuellt motstånd. Genom att föregå med gott exempel och kontinuerligt ha en dialog med medarbetarna, kan ledare brygga över klyftan mellan det gamla och det nya.

1. Tydlighet i syfte och mål
Finns det en klar bild kring varför förändringen görs och vilka mål man vill uppnå med den? Anställda bör inte bara få veta vad som kommer att hända utan också varför det är nödvändigt, vilka fördelar det kommer ge och varför det behövs göras nu.

2. Tidig och regelbunden kommunikation
Förändringar bör kommuniceras så tidigt som möjligt för att undvika rykten och missförstånd. Uppdateringar och information bör ges så ofta som möjligt, även när det inte finns några stora förändringar att rapportera. Allt för att hålla medarbetarna informerade och engagerade. Hellre för mycket information än för lite.

3. Använd flera kanaler
För att nå alla i en organisation är det viktigt att använda flera kommunikationskanaler. E-post, interna nyhetsbrev, möten, olika appar (som ”Slack” till exempel) och informella sammankomster är alla användbara verktyg för att informera.

4. Dialog och feedback
Ge utrymme för medarbetare att ställa frågor och ge feedback. Detta kan ske i Q&A-möten, i enkäter, i fokusgrupper eller andra möten där man kan ställa frågor och få svar. Dessa möten hjälper ledningen att identifiera eventuella utmaningar, och på köpet lär man sig om medarbetarnas syn på förändringen – vilket kan vara till stor hjälp i det fortsatta arbetet.

5. Stödja och utbilda ledare
Chefer spelar en avgörande roll i kommunikationskedjan. De behöver utbildas och stöttas så att de i sin tur kan informera och stötta sina team på bästa sätt. Att ge dem verktyg och resurser är viktigt för förändringsarbetet.

6. Anpassa budskapet
Anpassa kommunikationen efter vem i organisationen som får den. Teknisk personal kan till exempel behöva mer detaljerade tekniska beskrivningar, medan försäljningspersonal kan vara mer intresserade av hur förändringarna påverkar kundrelationer, till exempel.

7. Framhäva fördelar och möjligheter
Även om det är viktigt att erkänna de utmaningar som förändringar medför, bör kommunikation framförallt prata om fördelarna och de nya möjligheter som öppnas. (Vilket antagligen var hela idén med förändringen.) Att framhäva hur förändringen kan förbättra arbetsförhållandena eller bidra till personlig och professionell utveckling underlättar hela förändringsprocessen.

HR, rätt använt, är fundamentet i ett klokt förändringsarbete. Det är HR som kan kulturen, det är HR som känner medarbetarna. HR är, kort sagt, en katalysator för effektiv förändring inom företag och organisationer.

En bro mellan ledning och medarbetare
HR kan spela rollen som bro mellan ledning och medarbetare. Genom att skapa öppna kanaler för kommunikation säkerställer HR att alla medarbetare är informerade om vad förändringen innebär, varför den är viktig, och hur den kommer att genomföras.

HR kan också proaktivt hantera ryktesspridning och felaktig information.

Stöd och coachning
HR har också en viktig roll när det gäller att stötta medarbetare genom förändringsprocessen. Det kan betyda allt från att erbjuda utbildning och coachning kring vad förändringen innebär, till stöd för att hantera stress.

Talent Management, TA
Förändringsarbeten kan ofta innebära omstruktureringar som påverkar personalens roller och ansvarsområden. HR måste hantera dessa förändringar genom effektiv TA, det vill säga talent management, vilket inkluderar allt från rekrytering och onboarding av ny personal till omplacering eller uppsägning.

Glöm inte att utvärdera förändringsarbetet!
Det är viktigt att HR medverkar i att utvärdera hur effektivt förändringsarbetet var. Hur gick det? Vad kunde vi gjort annorlunda? Genom olika KPI:er och nyckeltal kan HR ge värdefull feedback till ledningen för att styra framtida förändringsinsatser.

Genom att använda projektledningsverktyg, kommunikationsplattformar, modeller för förändringshantering, feedbackverktyg, analysverktyg, och utbildningsresurser ökar man sina chanser att lyckas med förändringsarbetet. Här listar vi några av de mest användbara verktygen för att framgångsrikt hantera förändring.

1. Projektledningsverktyg
Projektledningsverktyg som Asana, Trello, och Microsoft Project erbjuder plattformar för att planera, organisera och spåra förändringsprojekt. Dessa verktyg möjliggör en tydlig visualisering av projektets tidsplaner, uppgifter och ansvarsfördelning, vilket är till stor hjälp för att hålla projektet på rätt spår se till att alla deadlines och milstolpar uppnås.

2. Kommunikationsplattformar
Verktyg som Slack, Microsoft Teams och Zoom underlättar realtidskommunikation och samarbete mellan teammedlemmar, även de som arbetar på distans. Dessa plattformar möjliggör snabb informationsdelning och feedback. Kort sagt; man träffas ju.

3. Förändringshanteringsmodeller
Modeller som ADKAR (Awareness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement) och Kotter’s 8 Step Change Model erbjuder ramverk för att leda och hantera förändring. Dessa modeller tillhandahåller en steg-för-steg guide för att planera och implementera förändringar, identifiera potentiella hinder, och säkerställa att förändringsinsatserna är effektiva och hållbara.

4. Feedbackverktyg
Verktyg som SurveyMonkey och Google Forms är användbara för att samla in feedback och mäta anställdas attityder och åsikter om förändringsprocessen. Regelbunden feedback hjälper ledare att förstå hur förändringen tas emot.

5. Analys och datainsamlingsverktyg
Verktyg som Google Analytics och Tableau är värdefulla för att analysera effekterna av förändringarna. Dessa verktyg kan hjälpa till att mäta nyckelindikatorer före, under och efter genomförandet, vilket ger insikter framåt.

6. Utbildningsplattformar
Utbildning och kompetensutveckling är kritiska komponenter i förändringsprocessen. Onlineutbildningsplattformar som Udemy, Coursera och LinkedIn Learning erbjuder kurser och material som kan stödja personalens utveckling och anpassning till nya system.

I de flesta organisationer finns nyckelpersoner som kan vara till stor hjälp i ett förändringsarbete.  Att hitta dessa nyckelpersoner är inte bara en fråga om att peka ut de mest entusiastiska eller synliga medarbetarna; det handlar om att upptäcka dem som har både förmågan och inflytandet att påverka och leda andra. Vi kallar dem ”förändringsagenter”. Hur hittar man dem? Hur engagerar man dem? Här kommer några tips.

Vilka är de?

Förändringsagenter kan komma från vilken del av organisationen som helst och behöver inte vara i ledande positioner. De kännetecknas av specifika egenskaper och färdigheter:

Hur hittar man dem?

För att hitta dessa förändringsagenter inom din organisation, testa det här:

Hur engagerar man dem?

När potentiella förändringsagenter har identifierats är nästa steg att engagera dem:

De här individerna är nyckeln till att inspirera och motivera andra. Så, hitta dem och ta tillvara på dem!

Ett lyckat exempel: Microsofts transformation under Satya Nadella
När Satya Nadella tillträdde som VD på Microsoft 2014, identifierade han molntjänster och mobila lösningar som kritiska tillväxtområden. Han ledde en omdirigering av företagets resurser till att utveckla och expandera Azure, Microsofts molninfrastruktur, vilket har visat sig vara en viktig del i företagets tillväxtstrategi. Under Nadellas ledning har Microsoft också satsat starkt på Office 365 och Microsoft Teams, vilket positionerade dem väl för den ökning av distansarbete som följde under COVID-19-pandemin.

Kulturell förändring: Nadella betonade också betydelsen av att förändra företagskulturen för att stödja en mer öppen och samarbetsinriktad arbetsmiljö. Han främjade ett mindset som han kallar ”growth mindset”, som uppmuntrar till ständigt lärande och innovation inom företaget. Detta var en markant skillnad från den tidigare kulturen som ofta sågs som stel och konkurrensinriktad.

Öppenhet mot konkurrenter och plattformsoberoende teknik: En annan del av förändringsstrategin var att omfamna plattformsoberoende teknik och öppna upp Microsofts ekosystem till tidigare konkurrenter. Detta inkluderade att göra Microsofts populära programvara tillgänglig på iOS och Android och att utveckla och stödja Linux och open-sourceprojekt, vilket var en radikal förändring jämfört med företagets tidigare inställning.

Resultat av förändringen

Denna omfattande förändringsstrategi har resulterat i betydande framgångar för Microsoft. Företagets marknadsvärde och aktiekurs har ökat dramatiskt, och deras produkter har återigen blivit centrala inom IT-sektorn. Microsoft är nu en av de ledande aktörerna inom molntjänster och har en stark närvaro på marknaden för företagsproduktivitet.

Satya Nadellas ledning av Microsoft är ett tydligt exempel på hur visionärt ledarskap kombinerat med strategiska förändringsinitiativ och kulturell omvandling kan revitalisera ett stort, etablerat företag och anpassa det till moderna tekniklandskap och marknadsförutsättningar.

Exempel på mindre lyckade förändringsarbeten