När HR behöver stabilitet, riktning och handlingskraft – snabbt.
Vad gör man när en HR-chef lämnar med kort varsel, teamet är underbemannat och arbetsbelastningen redan är hög? I ett sådant läge handlar ett interimsuppdrag inte bara om att hålla verksamheten rullande. Det handlar om att snabbt förstå vad som behövs, skapa trygghet i teamet och samtidigt bygga förutsättningar för det som kommer efter.
Det var precis den situation som mötte vår fantastiska konsult Elisabet i hennes senaste uppdrag som interim HR-chef. Vi bad henne berätta om uppdraget, om utgångsläget, vad hon valde att fokusera på och hur hon på kort tid kunde bidra till att skapa stabilitet och framtidstro i HR-funktionen.
Här är Elisabets egen berättelse.
Uppdragets utgångsläge
När jag kom in i uppdraget befann sig HR-funktionen i ett utmanande läge. Den tidigare HR-chefen var på väg att lämna verksamheten med kort varsel, teamet var underbemannat och hade under lång tid haft en hög arbetsbelastning. Flera processer var dessutom manuella, vilket gjorde att mycket tid gick åt till administration och brandsläckning.
Eftersom uppdraget startade i ett intensivt skede behövde jag snabbt sätta mig in i verksamheten samtidigt som det operativa HR-arbetet behövde fortsätta utan avbrott.
Mitt fokus
Eftersom jag visste att uppdraget var tidsbegränsat valde jag tidigt att inte försöka lösa alla de långsiktiga utmaningarna. I stället satte jag ett tydligt mål för mig själv: att stabilisera HR-teamet och lämna organisationen i ett bättre läge än när jag kom in.
För att nå dit fokuserade jag på att avlasta teamet, skapa rätt förutsättningar i vardagen och ge det stöd som behövdes för att återfå framtidstro och känna att situationen var hanterbar.
Jag fokuserade framför allt på att:
- Stötta och coacha HR-teamet genom regelbundna one-to-one-samtal.
- Avlasta teamet genom att prioritera och fördela arbetet utifrån verksamhetens behov.
- Rekrytera en ny Payroll Specialist samt delta i rekryteringen av en permanent HR-chef.
- Rekrytera en ekonomiassistent och stötta verksamheten i ytterligare rekryteringar under uppdragets gång.
- Introducera den nya HR Generalisten som började under uppdraget.
- Hantera det löpande operativa HR-arbetet och de många frågor och personalärenden som uppstod längs vägen.
- Bygga upp ett gott samarbete med beställaren och övriga nyckelpersoner i verksamheten.
Resultat
- HR-teamet blev åter fulltaligt.
- Teamet gick från ett läge präglat av hög arbetsbelastning, stress och osäkerhet till att åter känna framtidstro, motivation och arbetsglädje.
- Goda förutsättningar skapades för den nya HR-chefens onboarding och fortsatta arbete.
- Ett nära och förtroendefullt samarbete etablerades med beställaren och övriga nyckelpersoner i verksamheten.
Summering
Uppdraget blev ett kvitto på hur mycket som går att åstadkomma på kort tid när fokus ligger på att skapa trygghet, bygga förtroende och ge människor rätt förutsättningar.
Trots en utmanande start och flera komplexa personalärenden lämnar jag uppdraget med känslan att HR-funktionen står betydligt starkare än när jag kom in och att den nya HR-chefen har goda förutsättningar att ta vid.
Från ett pressat läge till en HR-funktion redo för nästa steg.
När ett interimsuppdrag avslutas är ett viktigt mått på framgång inte bara vad som har hunnit göras under tiden – utan vilket läge organisationen befinner sig i när stafettpinnen lämnas över.
När Elisabet avslutade sitt uppdrag var HR-teamet åter fulltaligt, motivationen och framtidstron hade stärkts och den nya HR-chefen kunde kliva in med goda förutsättningar att ta arbetet vidare.
För oss på Zoey är det ett fint exempel på värdet en erfaren interimskonsult kan skapa: att snabbt komma in, se vad som är viktigast här och nu och bidra med både handlingskraft och trygghe samtidigt som man bygger för en hållbar överlämning.