Checklista för pre-, on- och offboarding

En genomtänkt introduktion/onboarding är något av det viktigaste som finns för att skapa en bra arbetsmiljö redan från start. Det är ingen hemlighet att onboarding, gjord på rätt sätt, leder till minskad stress, större trygghet och dessutom bidrar till att man stannar längre på arbetsplatsen.
Forskningen visar också att företag som har en genomtänkt onboarding är mer lönsamma och attraktiva.

Preboarding

1. Välkomstbrev och introduktionspaket:
Skicka välkomstbrev och introduktionspaket till den nya medarbetaren. Inkludera företagets historia, kultur, värderingar, och förväntningar.

2. Teknisk utrustning och tillgångar:
Förbered och konfigurera all nödvändig teknisk utrustning (dator, telefon, etc.). Se till att den nya medarbetaren har tillgång till alla relevanta system och verktyg.

3. Planera välkomstmöte:
Boka en tid för välkomstmöte med den nya medarbetaren. Säkerställ att relevanta teammedlemmar och chefer är närvarande för att välkomna och introducera den nya medarbetaren.

4. Skapa onboarding-plan:
Utveckla en strukturerad onboarding-plan som inkluderar introduktion till företaget, teamet och arbetsuppgifterna. Planera olika utbildningsaktiviteter och introduktionsmöten för den första tiden.

Onboarding

1. Introduktion till företaget:
Presentera företagets historia, vision, mission och kultur för den nya medarbetaren. Ge en översikt över företagets organisation och olika avdelningar.

2. Team- och Kollegiala Introduktioner:
Organisera möten med teammedlemmar och andra relevanta kollegor för att introducera den nya medarbetaren. Ge möjlighet för den nya medarbetaren att lära känna sina kollegor och bygga relationer.

3. Utbildning och träning:
Tillhandahåll relevant utbildning och träning för att hjälpa den nya medarbetaren att förstå sina arbetsuppgifter och företagets processer. Ge återkoppling och stöd under den inlärningsperioden.

4. Mål och förväntningar:
Klargör förväntningar och mål för den nya medarbetaren. Upprätta tydliga mål och utvärdera framsteg regelbundet.

Offboarding

1. Avsluta anställningsavtalet:
Säkerställ att all nödvändig dokumentation för offboarding, inklusive uppsägning av anställningsavtal och eventuella avtal om sekretess och icke-konkurrens, är korrekt ifyllda och undertecknade.

2. Återlämna företagets tillgångar:
Samla in alla företagets tillgångar från den avgående medarbetaren, inklusive datorer, telefoner, nycklar och annan utrustning. Avsluta åtkomst till företagets system och verktyg.

3. Avsluta affärsmässiga relationer:
Arrangera möten med den avgående medarbetaren och deras team för att avtacka och utbyta kontaktuppgifter för eventuell framtida kontakt. Hantera eventuella överlämningar av arbetsuppgifter och information till andra teammedlemmar.

4. Utfärda slutbetyg:
Utvärdera den avgående medarbetarens prestationer och utfärda eventuella slutbetyg eller rekommendationsbrev. Ge feedback och möjlighet till avslutande samtal för att diskutera erfarenheter och lärande.

Sist men inte minst, glöm inte att hålla kontakt med den som slutat, kanske genom att starta ett alumninätverk. Vem vet, kanske blir det en boomerang och din kollega kommer tillbaka lite längre fram. Genom att följa denna checklista kan HR-chefer säkerställa att preboarding, onboarding och offboarding-processerna genomförs smidigt och effektivt för att både välkomna nya medarbetare och avsluta relationer med avgående medarbetare på ett professionellt sätt.